[pagevisual]

Organiseren voor interne samenwerking

Door: Ard-Pieter de Man, rector van Sioo

De afgelopen maanden ben ik door een aantal organisaties benaderd met de vraag of ik hen kan helpen beter intern samen te werken. In de traditionele business unit organisatie was samenwerking niet zo’n probleem: zolang er in de unit werd samengewerkt was het wel goed. Tegenwoordig moet echter steeds meer over afdelingen worden samengewerkt. De reden hiervoor kan intern organisatorisch zijn. Veel organisaties denken momenteel dat ze effectiever kunnen werken door een shared service centrum op te richten. Dit moet dan wel met andere organisatie-onderdelen. De reden kan ook extern liggen, bijvoorbeeld wanneer klanten diensten afnemen van verschillende bedrijfsonderdelen. Klanten van telecombedrijven nemen tegenwoordig mobiel, vaste telefonie, internet en TV van hen af. Ze willen echter niet vier rekeningen ontvangen en op vier verschillende plaatsen een abonnement aanvragen. Samenwerking tussen de bedrijfsonderdelen is dus vereist.

In de praktijk kom ik verschillende manieren tegen waarop organisaties de interne samenwerking proberen te verbeteren. Om er een paar te noemen, zonder compleet te zijn:

  • Fuseren van afdelingen. Dit onder het mom van: als ze niet samenwerken dan maak ik er maar één groep van. Niet altijd de beste oplossing, maar soms is het succesvol. KPN is erin geslaagd de interne strijd tussen vaste telefonie en mobiel op te heffen door de twee divisies samen te voegen.
  • Besturen op proces. In plaats van mensen af te rekenen op hun bijdrage aan de unit, kunnen ze ook worden afgerekend op hun bijdrage aan de klant. Daardoor kunnen processen die afdelingoverschrijdend zijn soepeler gaan lopen. De leangolf die over Nederland spoelt, poogt dit te doen.
  • Cultuur. Sturen op normen en waarden en gedrag is een andere oplossing. Daarbij wordt gepoogd het samenwerkingsdenken tussen de oren van het personeel te krijgen. Het is absoluut nodig om aan de gedragskant te werken, het is meestal echter niet voldoende.
  • Formele samenwerking. Via interne levercontracten, service level agreements of interne allianties worden formele afspraken gemaakt over wat afdelingen van elkaar mogen verwachten. Dit maakt veel helder, maar leidt ook tot veel administratie.
  • ‘Dual operating systems’. Hierbij wordt binnen een bestaande hiërarchie een netwerk van individuen opgezet die met elkaar aan veranderinitiatieven werken. Dit kan werken in traditionele organisaties, maar het blijft toch een lapmiddel.
  • Verantwoordelijke persoon. Het komt ook voor dat een persoon verantwoordelijk wordt voor de samenwerking tussen afdelingen. Ketenmanagers, accountmanagers en casemanagers zijn hier voorbeelden van. Soms hebben deze personen doorzettingsmacht in hun organisatie, nog vaker hebben ze dat niet. In dat geval zijn ze aangewezen op het gebruik van invloed zonder macht. Daar is niet iedereen voor geschikt.

Het is niet waarschijnlijk dat een enkel mechanisme het samenwerkingsprobleem kan verhelpen. Vaak worden deze mechanismen dan ook naast elkaar toegepast. De analyse waarom de samenwerking a. nodig is en b. niet goed loopt, wordt echter niet altijd goed gemaakt. Daardoor worden soms de verkeerde mechanismen ingezet om een (vermeend) samenwerkingsprobleem op te lossen. Voordat naar individuele oplossingen wordt gegrepen, is een goede analyse van het samenwerkingsprobleem vereist. Onlangs kwam ik bij een organisatie die veel investeerde in de cultuurkant van samenwerking. Werknemers moesten zich anders gaan gedragen. Zij werden echter nog altijd afgerekend op de bijdrage aan hun eigen afdeling en totaal niet op samenwerking. Het management wilde dat niet veranderen. In dat geval is de roep om betere samenwerking niet meer dan ‘lip service’.

Worstelt u ook met deze vragen? Dan is onze Opleiding Organisatieontwerp iets voor u. Op onze eerstvolgende Face-to-Face vrijdag, 25 april om 14.30 uur, besteden we ook aandacht aan organisatieontwerp.

Tags: ,

Dit bericht is geplaatst op donderdag 10 april 2014 om 12:47 onder Algemeen, Organisatieontwerp. U kunt de reacties volgen via de RSS 2.0 RSS-feed. U kunt een reactie achterlaten of een link op uw eigen website plaatsen.

Geef een reactie